「令和7年度鹿島市文書管理・電子決裁システム構築業務」公募型プロポーザルの実施について

公募型プロポーザルは、審査の結果下記のとおりとなりました。

審査結果（優先交渉権者）

　優先交渉権者の名称　　　株式会社シナジー（８７７点／１，０５０点）

提案の評価項目

　・鹿島市が文書管理として取り組んできた行政ナレッジファイリング（AKF）を深く理解し、
　  AKFを踏まえた提案となっていた。

　・伴走支援や導入後の維持管理支援の重要性を理解し、サポートの提案がされていた。

　・本業務に対する熱意が感じられ、丁寧なシステム構築が期待できるものであった。

審査結果（次点交渉権者）

次点交渉権者の名称　　　リコージャパン株式会社

【本業務の公募は終了しました】

１　業務の目的

次の目的を実現するため、これまで鹿島市が取り組んできたファイリングシステムの考え方を前提とする文書管理・電子決裁システムを導入することにより、紙文書と電子文書を一元的かつ適切に管理する。
また、電子決裁の活用により、テレワークの本格実施及び業務継続性の確保を目指す。
・職員の業務効率化・業務継続性の確保（保存文書検索・確認、電子決裁等）
・ペーパーレス化による、書庫スペースの確保及び印刷経費の削減
・適切な文書管理による紛失等のリスク防止及び文書のさらなる共有化

２　業務名

令和7年度鹿島市文書管理・電子決裁システム構築業務

３　業務内容

下記「8関係書類」に掲載する仕様書のとおり

４　業務期間

契約締結の日から令和8年3月31日まで

５　募集の流れ、参加資格等

下記「8関係書類」に掲載する公募型プロポーザル実施要領のとおり

６　提案上限金額

令和7年度支払い上限額　２５，６０２千円（消費税及び地方消費税を含む。）
※上記は契約時の予定価格となるものではなく、本業務の事業規模を示すものである。
※システム運用期間（令和8年4月1日～令和13年3月31日）の事業規模は、１６，６４０千円（消費税及び地方消費税を含む。）を見込んでおり、令和8年度以降の経費に関する契約については、市及び受託者が個別に協議の上、決定するものとする。

７　スケジュール

８　関係書類

・公告（PDF形式：125Kb）

・公募型プロポーザル実施要領（PDF形式：306Kb）

・参加表明書（様式1）（Word形式：31Kb）

・ 見積書（様式2）（Excel形式：14Kb） 

・質問書（様式3）（Word形式：39Kb）

・仕様書（PDF形式：716Kb）

・別紙1：機能要件一覧表（入力用）（Excel形式：46kb）

・行政ナレッジファイリングマニュアル（参考）（PDF形式：1Mb）

９　質問及び回答

・回答書（PDF形式：220kb）

・（サンプル）契約業務に使用する事前承認伺い（PDF形式：138kb）

・（サンプル）予算執行特例協議書（PDF形式：141kb）

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